Justice Officer 2 (Clerk 3) / Officier de Justice 2 (Commis 3)

Justice Officer 2 (Clerk 3) / Officier de Justice 2 (Commis 3), Term, DIGBY

Justice

Date de clôture : 29-Jun-22 (Les candidatures sont acceptées jusqu’à 23 h 59, heure de l’Atlantique)

Notre objectif est d'avoir une main-d'œuvre diversifiée représentative de la population que nous servons, et ce, à tous les niveaux d'emploi. Le gouvernement de la Nouvelle-Écosse a adopté une politique d'équité en matière d'emploi, et nous invitons les demandes de personnes autochtones, afro-néo-écossaises et d'autres groupes raciaux visibles, de personnes handicapées et de femmes pour des emplois ou des postes où ces personnes sont sous-représentées. Si vous êtes membre d'un de ces groupes, nous vous encourageons à l'indiquer dans votre formulaire de demande, votre lettre d’accompagnement ou votre curriculum vitæ.

À notre sujet

La Division des services judiciaires du ministère de la Justice de la Nouvelle-Écosse se consacre à offrir d'excellents services et à assurer l'administration juste et accessible de la justice, y compris l'administration des tribunaux et de la sécurité.

La Division offre du soutien administratif aux tribunaux suivants : Cour d'appel de la Nouvelle-Écosse; Cour suprême de Nouvelle-Écosse (y compris à la Division de la famille); Cour provinciale; Tribunal de la famille; Cour des petites créances; Tribunal des successions; Tribunal de la faillite. Pour aborder les cas individuels, les tribunaux agissent indépendamment du gouvernement.

Pour en savoir plus sur les Services judiciaires du ministère de la Justice, consultez notre site Web : https://novascotia.ca/just/Court_Services/Default-fr.asp

Au sujet de cet emploi

À titre d'agent ou d'agente de justice 2, vous offrez une vaste gamme de services de soutien administratif et vous êtes le premier contact pour le public et les clients du système judiciaire. Vous recevez l'argent versé aux tribunaux et vous entrez et récupérez des données dans les systèmes automatisés. De plus, vous enregistrez et traitez les documents, vous respectez les politiques et processus et vous maintenez les systèmes de classement tout en travaillant en équipe.

Dans le cadre de vos fonctions, vous pourriez devoir participer au tribunal pour l'appel des causes, l'affirmation ou l'assermentation des témoins, des interprètes et des traducteurs. La personne choisie exécutera aussi des tâches à titre de juge de paix, au besoin.

Parmi les responsabilités :

• Recevoir les demandes liées à toute question traitée par les différentes instances judiciaires par téléphone, télécopieur et courriel et répondre à ces demandes
• Recevoir l'argent versé aux tribunaux, dresser le bilan de l'argent reçu quotidiennement et préparer les rapports de trésorerie et les dépôts bancaires conformément aux procédures ministérielles
• Maintenir les systèmes de classement des dossiers du tribunal
• Préparer l'horaire des cas et surveiller le calendrier des instances en cours
• Offrir une vaste gamme de services de soutien administratif

À votre sujet

Pour occuper ce poste, vous devez posséder quatre années d'expérience connexe. Une combinaison pertinente de formation et d'expérience sera considérée. Le bilinguisme (anglais, francais) est requis pour ce poste. Une expérience dans un environnement juridique est considérée comme un atout. Pour occuper ce poste, de l'expérience et des aptitudes dans un environnement automatisé et compétences en matière de dactylographie, de traitement de texte et de saisie de données sont requises. Vous devez avoir de l'expérience en matière d'adaptation aux technologies et aux procédures qui évoluent rapidement. Vous possédez d'excellentes compétences en matière de communication et de service à la clientèle et vous avez de l'expérience avec des transactions en argent comptant et par carte de débit ou de crédit.

Votre capacité de traiter efficacement avec le public dans un environnement stressant à multiples facettes, souvent dans des situations de conflit ou délicates, sera importante à votre succès dans ce rôle. Vos compétences en matière d'organisation et de gestion du temps et votre capacité à mener plusieurs tâches de front seront importantes. Le souci du détail, le respect de la confidentialité et la capacité de travailler sous pression et de respecter des échéances font partie de vos compétences clés.

Une bonne connaissance du système judiciaire et des services gouvernementaux pour effectuer les renvois est un atout. Nous évaluerons les qualités ci-dessus à l'aide d'un ou de plusieurs des outils suivants : examen écrit, test standardisé, présentation orale, entrevue et vérification des références.

Les équivalences doivent inclure, entre autres :

• Trois années d'études de premier cycle, en plus d'une année d'expérience connexe
• Un certificat ou un diplôme de deux ans, en plus de deux années d'expérience connexe
• Un certificat ou un diplôme d'un an, en plus de trois années d'expérience connexe

Les équivalences en matière de formation et d'expérience doivent être clairement expliquées.

Autres considérations

Il s'agit d'un poste bilingue à durée déterminée à Digby dont la date de fin prévue est le 18 juillet 2025. Le type de poste (terme/temporaire/occasionnel) dépend de la date de début du candidat.

Les heures de travail régulières sont de 35 heures/semaines, 7 heures/jour (généralement de 8 h 30 à 16 h 30, mais ces heures peuvent varier selon les besoins opérationnels).

Vous serez exposé ou exposée à des problèmes émotionnels et délicats. Le fait de traiter avec des personnes difficiles ou désemparées crée un environnement stressant.

Vous devrez faire preuve d'une grande précision et d'un grand souci du détail tout en travaillant dans un secteur de services complexe et à volume élevé.

Peu importe la situation, vous devrez rester neutre en tout temps. Vous aurez parfois à vous déplacer et à faire des heures supplémentaires. Un niveau accru de contrôle de sécurité est requis pour les postulants et postulantes externes.

Avantages sociaux

Selon le type d'emploi et l'entente avec le syndicat, le gouvernement de la Nouvelle-Écosse offre à son personnel une vaste gamme d'avantages sociaux tels qu'une assurance des soins de santé, une assurance des soins dentaires, une assurance-vie, un régime de pension, un programme de congés de maladie à court et à long terme, des vacances et un programme d'aide aux employés et à leur famille.

Classification: CL 18

Justice Officer 2 (Clerk 3) / Officier de Justice 2 (Commis 3)

Competition #: 35836

Justice Officer 2 (Clerk 3) / Officier de Justice 2 (Commis 3), Term, DIGBY

Justice

Posting Closing Date: 6/29/2022

About Us

The Court Services Division of the Nova Scotia Department of Justice is dedicated to excellent service and the provision of fair and accessible administration of justice, including court administration and security.

The Division provides administrative support to the courts listed: Nova Scotia Court of Appeal, Supreme Court of Nova Scotia (including Family Division), Provincial Court, Family Court, Small Claims Court, Probate Court and Bankruptcy Court. The courts act independently from the government to address individual cases.

For more information on the Department of Justice Court Services please visit our website: https://novascotia.ca/just/Court_Services/

About Our Opportunity

As a Justice Officer 2, you will provide a broad range of administrative support, as well as being the first point of contact for the public and clients of the Court system. You will receive and balance monies paid into the court and enter and retrieve data from automated systems. You will also record and process documentation, adhere to policies and processes and maintain filing systems—all while working as a team player.

In the role of Justice Officer 2, you may be required to attend Court to call cases and swear or affirm witnesses, interpreters, and translators. The incumbent will also perform duties as a Justice of the Peace as needed.

Responsibilities include:

• Receive and respond to requests relating to all court matters dealt with by various levels of court by telephone, fax and email
• Receive and receipt all monies paid to the court, balance monies received on a daily basis, prepare daily cash reports and bank deposits in accordance with departmental account procedures
• Maintain court filing systems
• Schedule court cases and monitor the court calendar of pending cases
• Provide a broad range of administrative support services

Qualifications and Experience

As the successful Justice Officer 2, you will have four years of related experience. A relevant combination of education and experience will be considered. Fluency in English and French is required for this vacancy. Exposure to a legal environment is considered an asset.

For this position, your experience and competency in a computerized environment with proficient and accurate keyboarding and data entry skills is required. You will have experience adapting to rapidly evolving technologies and procedures.

You will possess strong communication and customer service skills and have experience handling cash and debit/credit card payment transactions.

Your ability to deal effectively with the public in a multifaceted and stressful environment, often in confrontational and sensitive situations will be important to your success in this role. The strong organizational, time management and multi-tasking skills you have developed will be important. Your key skills include attention to detail, confidentiality, and the ability to work under pressure and deadlines.

Sound knowledge of the justice system and government services for referral are assets in this position.

We will assess the above qualifications using one or more of the following tools: written examination, standardized tests, oral presentations, interview(s), and reference checks.

Equivalencies include, but are not limited to:

• Three years of undergraduate study in addition to one year of related experience
• A two-year certificate/diploma plus two years of related experience
• A one-year certificate/diploma plus three years of related experience

Applicants relying on education and experience equivalencies must demonstrate such equivalencies in their application.

Other Considerations:

This is a bilingual Term position based in Digby with an anticipated end date of July 18, 2025. The position type (term/temporary/casual) depends on the start date of the candidate.

Normal work week is 35 hours/week, 7 hours/day (typically the hours are 8:30 AM to 4:30 PM, this may vary depending on operational needs).

You will be exposed to emotional and sensitive issues. Dealing with difficult or distraught individuals creates a stressful environment.

There is a high demand for accuracy and attention to detail while working in a high volume and complex service area.

Regardless of the situation you must be able to display a completely impartial attitude at all times.

Some travel and overtime may be required.

This position will require an enhanced level of security screening for external applicants.

Benefits

Based on the employment status and Union agreement, the Government of Nova Scotia offers its employees a wide range of benefits such as Health, Dental, Life Insurance, Pension, General Illness (Short and Long Term), Vacation and Employee and Family Assistance Programs. Click here to learn more about our various benefits offerings and eligibility criteria.

Pay Grade: CL 18

Salary Range: $1,579.09 - $1,766.79 Bi-Weekly

We thank all applicants for their interest, however, only those selected for an interview will be contacted.

Offer of employment is conditional upon the completion of all applicable background checks and confirmation of credentials, the results of which must be satisfactory to the employer .

We thank all applicants for their interest, however, only those selected for an interview will be contacted. For questions or concerns, please contact Competitions@novascotia.ca.